“Een must voor iedereen die er ook maar over droomt het werknemerschap vaarwel te zeggen. In het naslagwerk staan bijna alle aspecten van het ondernemerschap vaak tot in detail beschreven.” – Intermediair

“Als naslagwerk (…) erg handig voor startende, maar ook doorgewinterde freelancers.” – De Journalist

“Een aanrader voor beginnende en gevorderde freelancers. In heldere taal worden tal van onderwerpen goed uitgediept.” – Elsevier‘

“Een goede stap voor stap weergave van de opbouw van een freelance praktijk. Alle kwesties komen aan bod: alles wat een freelancer moet weten, maar ook, van de andere kant bezien, handige suggesties voor de uitgever die met freelancers werkt.” – Boekblad

Stap 1 Bepaal je basistarief

Informeer bij collega’s en opdrachtgevers naar de minimum- en maximumtarieven die op je vakgebied gehanteerd worden. (Je kunt ook kijken naar de salarissen die betaald worden, als indicatie voor het uurtarief kun je 1,7 procent van de bruto-maandsalarissen hanteren).

 Bepaal je eigen positie op dit speelveld, factoren die daarbij een rol spelen:

• Type dienst
• Ervaring
• Status
• Opleiding
• Mate van specialisatie

Stap 2 Spits je tarief tot voor de specifieke opdracht

Je kunt ervoor kiezen om per opdrachtgever of per klus een opslagpercentage of juist een kortingspercentage te hanteren. Factoren die een rol spelen:

• Aard van de opdracht. Het tarief stijgt met het belang en de complexiteit van de klus.
• Spoedeisendheid. Als de opdracht nacht- of weekendwerk vereist, is een toeslag van vijftig procent redelijk.
• Lengte van de opdracht. Kortlopende opdrachten vereisen een hogere uurprijs dan langlopende contracten.
• Soort werk. Adviesuren zijn duurder dan administratieve uren, creatieve uren duurder dan reisuren. Bedenk hoe de balans tussen dure en goedkope uren ligt.
• Gebruik van eigen apparatuur. Als je zelf dure apparatuur mee moet brengen, kun je dat laten doorwerken in je tarief.
• Soort opdrachtgever. Kleine, ideële organisaties hebben meestal meer moeite met hoge honoraria dan grote. Die laatste hechten vooral belang aan de kwaliteit, uitvoering en continuïteit.
• Status van de opdrachtgever.
• Persoonlijke afwegingen en motieven.

Stap 3 Verpakken

Ook psychologische factoren spelen een rol: hoe komt het tarief over? Vijftig euro en honderd euro zijn duidelijke barrières: ga je eronder zitten, of juist erboven? Bij dagprijzen zijn vijfhonderd en duizend euro psychologische markeerpunten.

Stap 4 Afrekenen

Nadat je een overeenkomst hebt gesloten met de opdrachtgever kun je overgaan tot het afrekenen. Hiervoor kun je een factuur sturen naar jouw opdrachtgever. Er zijn verschillende mogelijkheden waarop je dit kunt doen. Je kunt bijvoorbeeld elke maand een factuur sturen, of na enkele behaalde punten binnen een traject.

Indien je een eigen ondernemer bent met klanten, zoals een fysiotherapeut, werkt het net iets anders. Dan betalen klanten direct na hun behandeling of wanneer ze een product hebben aangeschaft. Ook hiervoor kun je facturen sturen welke binnen 14 of 30 dagen worden voldaan door de klant. Een andere optie is om klanten direct af te laten rekenen. Dat kan tegenwoordig ook heel eenvoudig via een draadloze pinautomaat.

Er is geen duidelijke definitie van het ondernemerschap. Als beoordeeld moet worden of iemand ondernemer of werknemer is, kijken de belastingdienst en het UWV naar verschillende aspecten. De Belastingdienst kijkt bijvoorbeeld naar de hoogte van de omzet, het aantal uren dat iemand werkt, het aantal opdrachtgevers, het bedrijfskapitaal en financiële risico’s. Het UWV kijkt of er een verplichting is om een honorarium te betalen, of er persoonlijke arbeid verricht moet worden (de werker mag zich niet zomaar door een ander laten vervangen) en of er een gezagsverhouding is. Als deze drie elementen aanwezig zijn, is er sprake van een arbeidsovereenkomst. Het lastige is dat deze elementen ook vaak aanwezig zijn als de werker een zelfstandige of een freelancer is. De freelancer verricht arbeid, de opdrachtgever betaalt hiervoor en vaak geeft de opdrachtgever instructies die de freelancer moet opvolgen. Weigeren van de instructies betekent einde opdracht, dus in zekere zin is er sprake van een gezagsverhouding.
Na jaren getouwtrek is een paar jaar geleden de Var-wuo (verklaring arbeidsrelatie winst-uit-onderneming) bedacht, een zelfstandigheidsverklaring. De Belastingdienst verstrekte de Var en het UWV volgde de lijn van de Belastingdienst. Ook dit systeem was niet waterdicht, want in de praktijk kon het UWV nog steeds met naheffingen komen. De Var was slechts een indicatie voor zelfstandigheid, geen garantie.

Sinds 1 januari 2005 is de situatie opnieuw veranderd. Var-wuo’s die vanaf die datum afgegeven zijn, bieden wel garanties. Als een zelfstandige een Var-wuo heeft, hebben hij en zijn opdrachtgever de zekerheid dat ze niet met naheffingen geconfronteerd worden.

De nieuwe Var-wuo is slechts een jaar geldig en moet steeds opnieuw worden aangevraagd. Bovendien moet er, in tegenstelling tot voorheen, voor elke activiteit een aparte Var-wuo worden aangevraagd. Iemand die bijvoorbeeld les geeft, optreedt als dagvoorzitter en werkzaam is als mediator, heeft dus drie afzonderlijke Var-wuo’s nodig. Een aanvraagformulier voor een Var-wuo is te downloaden op www.belastingdienst.nl.

Overigens speelt het UWV sinds 1 januari 2006 helemaal geen rol meer bij het heffen en innen van premies voor werknemersverzekeringen. Dit is nu de verantwoordelijkheid van de Belastingdienst. Het UWV blijft wel verantwoordelijk voor het beoordelen van het recht op een uitkering en het verstrekken daarvan.

Ondernemers kunnen kiezen tussen een auto van de zaak en een privé-auto. Je mag zelf bepalen wat het gunstigste is. Er is één uitzondering: als je per jaar minder dan 500 privé-kilometers rijdt, dan beschouwt de fiscus de auto voor de inkomstenbelasting altijd als auto van de zaak.

Algemeen gesproken is een auto van de zaak gunstig als je een dure auto hebt en weinig zakelijke kilometers maakt. Voor een privé-auto geldt het omgekeerde.

Als je een nieuwe auto koopt is het altijd slim om die op de zaak te zetten: je krijgt de btw terug (en bij een bestelauto bovendien de bpm) en de bijtelling wegens privé-gebruik valt nagenoeg weg tegen de afschrijvingen.

Als je een auto van drie jaar of ouder koopt, kun je die het beste op privé zetten en zakelijke kilometers declareren. Bij een auto van een tot twee jaar oud zul je moeten uitrekenen wat het gunstigste is.

In principe is het toegestaan om de auto na verloop van tijd van de zaak naar privé over te brengen. Financieel is dat gunstig, de fiscus kan echter bezwaar maken als het grootste deel van je kilometers zakelijk is.

Privé-auto

Als je je eigen auto gebruikt voor zakelijke ritten, mag je per kilometer €0,18 (in 2006: €0,19) declareren bij je onderneming. Deze kilometervergoeding wordt geacht alle autokosten te dekken. Je mag dus geen extra kosten opvoeren voor bijvoorbeeld brandstof, de veerpont of de parkeervergunning (en al helemaal niet voor boetes omdat je die per definitie uit je privé-zak moet betalen).

Je moet het aantal zakelijke kilometers dat je declareert met een rittenregistratie kunnen aantonen. Als de belastinginspecteur het idee heeft dat je te veel kilometers opvoert, kan hij eisen dat je het overzicht van je ritten onderbouwt, bijvoorbeeld met de afspraken in je agenda. Als de inspecteur hard kan maken dat je hebt geknoeid kan hij een boete van 50 procent opleggen.

Aan het einde van het jaar tel je alle zakelijke kilometers bij elkaar op (ook de kilometers van huis naar je kantoor tellen mee). Dit aantal vermenigvuldig je met €0,18 en het totaalbedrag trek je af van de winst van je onderneming.

Ook bij een privé-auto is het verstandig om je bonnen goed te bewaren in verband met de btw. Bonnen kunnen je tevens helpen als de inspecteur het aantal opgegeven kilometers niet vertrouwt.

De kilometerprijs van 18 eurocent staat overigens los van de afspraken die je met een opdrachtgever maakt over de vergoeding van je reiskosten. Een hogere vergoeding is vaak goed te rechtvaardigen als je alle kosten van je auto meeneemt. Het bedrag boven €0,18 wordt dan wel beschouwd als inkomen waarover je nog belasting moet betalen.

Auto van de zaak

Eigenlijk is de term ‘auto van de zaak’ niet van toepassing: dat is een auto die door een bedrijf aan een werknemer ter beschikking wordt gesteld. Bij freelancers ‘hoort de auto tot het ondernemingsvermogen’. Maar de term ‘auto van de zaak’ is zo ingeburgerd dat we die hier gewoon gebruiken, ook omdat de fiscale behandeling in grote lijnen dezelfde is.

Als je kiest voor een auto van de zaak, komen de autokosten voor rekening van je bedrijf. De motorrijtuigenbelasting, de verzekeringspremie, de afschrijving, de brandstof, het onderhoud en de reparaties mag je aftrekken. Eigenlijk alle onkosten, behalve boetes.

Als tegenprestatie voor het feit dat je de auto ook privé gebruikt moet je een bedrag bij je inkomen optellen. Uitgangspunt voor de berekening is de nieuwwaarde ‘op de datum van de eerste registratie van het kenteken’. De bijtelling bedraagt 22 procent van de cataloguswaarde inclusief btw.

Bij ondernemers wordt dit bedrag niet letterlijk bij hun inkomen geteld – zoals bij mensen in loondienst – maar wordt de bijtelling in mindering gebracht op de autokosten die ze hebben gemaakt. Voor de hoeveelheid belasting die je moet betalen maakt dat overigens niet uit. Je merkt het alleen als de werkelijke autokosten lager zijn dan de bijtelling, dan worden de autokosten op nul gezet en mag je alleen niets aftrekken.

Als je minder dan 500 privé-kilometers per jaar rijdt, geldt er geen bijtelling. Je moet dit wel kunnen aantonen. Daarom is het verplicht om een rittenregistratie bij te houden

Bij auto’s van 15 jaar en ouder geldt een aangepaste regeling: de 22 procent-bijtelling wordt niet over de toenmalige cataloguswaarde geheven maar over de economische waarde van dit moment. Dat is gunstig als je een oude barrel hebt die afgeschreven is (de bijtelling wordt dan nul), maar bij een zeldzame oldtimer kan je dat flink geld kosten.

Btw

Als je auto tot het ondernemingsvermogen hoort en je bent btw-plichtig, mag je de btw die je betaalt bij de aanschaf van de auto in mindering brengen op de btw die je zelf betaald hebt. Ook btw over alle andere autokosten mag je aftrekken.

Aan het eind van het jaar moet je de btw over het privé-gebruik terugbetalen. Hiervoor geldt een tarief van 12 procent. In de btw-aangifte van het vierde kwartaal voer je bij privé gebruik een bedrag op van 0,12 x 0,22 x de cataloguswaarde.

Als de auto privé is, mag je de btw bij de aanschaf niet aftrekken. Maar een deel van de btw op de overige autokosten, bijvoorbeeld onderhoud en reparatie, mag je wel aftrekken. Ga uit van het totaal aantal gereden kilometers op jaarbasis. Bereken het percentage zakelijke kilometers, datzelfde percentage aan btw mag je aftrekken.

Bestelauto

Een bestelauto – vaak een auto met grijs kenteken genoemd – moet voldoen aan strenge eisen, onder andere een vlakke laadruimte zonder zitplaatsen van minstens 125 centimeter lang en 98 centimeter hoog.

Grijze kentekens hebben van oudsher drie voordelen: de bijtelling en de wegenbelasting zijn lager en ze zijn vrijgesteld van de BPM (belasting van personenauto’s en motorrijwielen). Gevolg is dat veel mensen proberen voor een grijs kenteken in aanmerking te komen, bijvoorbeeld met een verhoogde dakopbouw en dichtgeplakte ramen.

De fiscus scherpt de regels voortdurend aan en inmiddels is het voor particulieren bijna onmogelijk geworden om nog van deze regeling te profiteren. Voor ondernemers gelden de meeste voordelen nog wel, zij het onder strikte voorwaarden. Het Handboek Freeelancen gaat uitgebreid in op de nieuwe regels, de verlaagde wegenbelasting en de terugvordering van de BPM.

Rittenregistratie

Een rittenregistratie is verplicht als je een auto van de zaak hebt en voor de vrijstelling van de bijtelling in aanmerking wilt komen. Ook bij een privé-auto is zo’n registratie handig om het precieze aantal zakelijke kilometers te berekenen.

Een rittenregistratie bevat de volgende informatie:

• Datum
• Ritnummer
• Beginstand teller
• Eindstand teller
• Plaats van vertrek
• Plaats van bestemming
• Bezoekadres
• Vermelding zakelijk of privé